Privacybeleid Stichting Vrienden van het Witte Kerkje / Het Snuffelhonk
Wie zijn wij?
De Stichting Vrienden van het Witte Kerkje te Odijk (de Stichting) heeft als doel het onderhoud van het monument Het Witte Kerkje te ondersteunen en ook zogenaamde dorpse doelen te ondersteunen. De Stichting exploiteert hiervoor een kringloopwinkel in Odijk: Het Snuffelhonk.
Welke gegevens verwerken we?
We verwerken persoonsgegevens van twee groepen personen: vrijwilligers van de Stichting en Het Snuffelhonk en (potentiële) klanten van Het Snuffelhonk.
Van vrijwilligers verwerken we de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Adres
- Emailadres
- Telefoonnummer
- Indien gewenst ook de verjaardagsdatum
Van (potentiële) klanten verwerken we:
- Naam
- Emailadres of telefoonnummer
- Indien nodig ook adres.
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken contactgegevens van vrijwilligers om hen te kunnen benaderen voor het plannen van het vrijwilligerswerk, het maken van afspraken m.b.t. taken in Het Snuffelhonk of het bestuur van de Stichting, het af en toe brengen van attenties, bijvoorbeeld ter gelegenheid van Kerst of bij ziekte of dergelijke. Indien de vrijwilliger dat gewenst vindt, verwerken we ook de verjaardagsdatum, om aandacht aan hun verjaardag te kunnen geven.
We verwerken contactgegevens van (potentiële) klanten om afspraken met hen te maken m.b.t. bezoeken aan de winkel, reserveren van goederen of eventueel afhalen of brengen van goederen. Alleen voor brengen of halen van goederen is het adres nodig.
Hoe bewaren we persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden bewaard in een spreadsheet.
Persoonsgegevens van potentiële (klanten) worden bewaard in de e-mails die de (potentiële) klanten ons sturen of opgeschreven op een papier in de winkel of bij één van de coördinatoren van Het Snuffelhonk.
Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden bewaard zolang ze als vrijwilliger bij de Stichting of Het Snuffelhonk actief zijn. Als er nog zaken met hen geregeld moeten worden nadat ze afscheid genomen hebben als vrijwilliger, bijvoorbeeld nog reiskosten moeten worden betaald, dan bewaren we de gegevens totdat deze zaken geregeld zijn.
Persoonsgegevens van (potentiële) klanten bewaren we totdat de zaken, die via afspraken met hen geregeld worden, zijn afgerond. Dat kan bijvoorbeeld zijn totdat het bezoek aan de winkel is geweest of de gereserveerde goederen zijn opgehaald.
Wat doen we met de persoonsgegevens nadat de bewaartermijn is verstreken?
Als vrijwilligers afscheid genomen hebben en met hen geen zaken meer geregeld hoeven te worden, dan wordt een nieuwe versie van het spreadsheet met gegevens gemaakt, waarin hun gegevens niet meer voorkomen. De oude versie wordt weggegooid.
Als de afspraken en zaken met (potentiële) klanten zijn afgerond wordt de e-mail uit het systeem verwijderd en/of het papier weggegooid.
Wie hebben toegang tot de gegevens?
Het bestuur van de Stichting en de coördinatoren van Het Snuffelhonk hebben een exemplaar van het spreadsheet en tot de e-mails van (potentiële) klanten. De coördinatoren hebben toegang tot de papiertjes met gegevens van (potentiële) klanten.
Wijzigen of verwijderen van gegevens
Vrijwilligers kunnen aan de coördinatoren van Het Snuffelhonk vragen hun gegevens in het spreadsheet te wijzigen, bijvoorbeeld bij adreswijziging. Zij kunnen ook vragen een deel van de gegevens te verwijderen, mits er voldoende gegevens overblijven om hen te kunnen benaderen. In de praktijk zal dus minstens een emailadres of telefoonnummer beschikbaar moeten zijn.
(Potentiële) klanten kunnen naar de winkel bellen of een e-mail naar het algemene e-mailadres (
Verzoeken tot wijziging of verwijdering worden uiteraard opgevolgd.
Vragen over de privacy, melden van mogelijke schending van de privacy
Vragen over het privacybeleid van de Stichting en Het Snuffelhonk en melden van vermoedelijke schending van de privacy kunnen gesteld worden aan de coördinatoren van Het Snuffelhonk en de secretaris van de Stichting, bijvoorbeeld via
Verantwoordelijken voor het privacybeleid
Het bestuur van de Stichting is verantwoordelijk voor het privacybeleid, waarbij de secretaris het eerste aanspreekpunt is. De coördinatoren hebben een afgeleide verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze hanteren van de persoonsgegevens, conform dit privacybeleid.